Manajemen Sistem Informasi

Sistem

Sistem adalah sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Menurut Gordon B. Davis (1984) menyatakan bahwa:“Sebuah sistem terdiri dari bagain-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud”.

Pendapat yang serupa tentang sistem dikemukan oleh Raymond Mcleod menyatakan:“Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu”.

Jerry FitzGerald, menyatakan: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling behubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Maka dari definisi-definisi diatas maka dapat disimpulkan:“Sistem adalah kumpulan elemen yang terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut untuk mencapai suatu tujuan”.

Karakteritik sistem, yaitu:

·         Komponen/elemen (Component)

·         Batas Sistem (Boundary)

·         Lingkungan Luar (Environment)

·         Penghubung (Interface)

·         Masukan (Input)

·         Pengolah (Process)

·         Keluaran (Output)

·         Sasaran (Objective)/Tujuan (Goal)

Suatu Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudat padang, yaitu;

ü  Sistem Abstrak (Abstract System), adalah sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide. Contoh: sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan manusia dengan Tuhan.

ü  Sistem Fisik (Physical System), adalah sistem yang tampak secara fisik. Contoh:Sistem Komputer, Sistem Produksi, Sistem Pendidikan, dan lain-lain.

ü  Sistem Alamiah (Natural System), adalah sistem yang terjadi dari proses-proses alam. Contoh: Sistem Geologi.

ü  Sistem buatan Manusia (Human made system), adalah suatu sistem yang dirancang atau didesain oleh manusia. Contoh: Sistem Informasi.

ü  Sistem Deterministik (Deterministic System), adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diramalkan. Interaksi antar elemen-elemen dapat dideteksi, sehingga output-nya juga dapat diramalkan. Contoh: sistem komputer

ü  Sistem Probabiltas (Probabilistic System), adalah sistem yang tidak bisa diramalkan.Contohnya: Sistem Manusia.

ü  Sistem Tertutup (Closed System), adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya.

ü  Sistem Terbuka (Open System), adalah sistem yang berhubungan atau dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

Contoh sistem:

Sistem Komputer, terdiri dari elemen hardware, software, brainware; Sistem Akuntasi; Sistem Transfortasi, terdiri dari elemen jalan,kendaraan& manusia.

Informasi

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan  bermanfaat bagi  pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.

Menurut Jhon G. Burch, informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan.

Jenis Informasi: Formal dan Informal

Ciri-ciri Informasi:

Terbaru, Tepat Waktu, Relevan, Konsisten dan Penyajian dalam bentuk yang sederhana

Penggunan Informasi

q  Low Level Managers

q  Middle Level Managers

q  Top Level Managers

Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut:

·         Untuk meningkatkan pengetahuan bagi sipemakai

·         Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

·         Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yangmempertemukan kebutuhan pengolahan  transaksiharian, mendukung operasi, bersifat manajerial dankegiatan strategi dari suatu  organisasi danmenyediakan pihak luar  tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut R.Mcleod, sistem informasi merupakan sistem yang mempunyaikemampuan untuk mengumpulkan informasi darisemua sumber dan menggunakan berbagai mediauntuk menampilkan informasi.

Bryce  juga menyatakan bahwa “sistem informasi adalah suatu rangkaian proses bisnis yang secara logis saling berhubungan untuk mencapai tujuan organisasi”.

Bila istilah sistem dan informasi digabung menjadi sistem informasi, maka “Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan”.

Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomuni kasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Taggart juga membahas tentang informasi dalam lingkungan sistem informasi ini. Menurutnya, informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :

o   harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

o   harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan/ pengambilan keputusan

o   harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan

o   harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Brooker, dkk menyatakan bahwa sistem informasi yang menghasilkan informasi dengan persyaratan di atas harus mempunyai beberapa sifat seperti :

      pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai

      manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan

      keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi

      kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.

Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan blok bangunan (building block), yaitu:

a.       Blok Masukan (Input block), adalah data-data yang masuk ke dalam sistem.

b.      Blok Model (Model block), adalah kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c.       Blok Keluaran (Output block), adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem

d.      Blok Teknologi (Technology block), merupakan kotak alat dalam sistem informasi, yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.

e.       Blok Basis Data (Database block), merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f.       Blok Kendali (Control block), adalah pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menangulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu sama lainnya membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

Manajemen

Fungsi manajemen, sbb:

l  planning

l  organizing

l  actuating

l  staffing

l  controlling

Manajemen Informasi

Manajemen informasi diantaranya ialah memperoleh informasi, menggunakan informasi dengan efektif dan efisien, dan membuang informasi pada saat yang tepat.

Manajemen Sistem Informasi

Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Management Information System,mengemukan pendapatnya sbb: “Sistem Informasi Manajemen  adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi”.

Tujuan SIM:

Menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses.

SIM (System Information Management) atau manajemen sistem informasi adalah sebuah sistem informasi keorganisasian yang mendukungbukan hanya operasi tetapi juga mendukung proses-proses manajemen.SIM yang baik sangat membantu dalam efisiensi waktu dan materi transaksi-transaksi organisasi serta mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan.Pemanfaatan teknologi informasi untuk menjalankan sistem informasi memungkinkan aliran informasi berjalandengan cepat dan akurat.

Database online yang dilakukan oleh DinasPendidikan dan sekolah memudahkan terjadinya pertukaran informasi dandata dengan cepat, yang berarti efisiensi dalam segala hal. Sistem informasi akademik dengan data base online di sekolah sangat membantu orangtua untuk mendapat informasi perkembangan anaknya setiap saat. Data base online memberi kemudahan-kemudahan informasi bagi siswa, orangtua maupun masyarakat. Web interaktif sekolah memudahkan komunikasi antara sekolah dengan masyarakat pelanggan.Visi, misi dan profil sekolah dengan mudah dapat diketahui oleh masyarakat awam, yang berdampak dengan meningkatnya minat masyarakat terhadap sekolah.Web akademik memberikan kemudahan kepada siswa, guru, karyawan, orangtua, dan masyarakat, seperti kemajuan akademik siswa, perkembangan harian, kewajiban administratif, pendaftarn siswa baru, dan lain-lain.

Data

Data merupakan penggambaran fakta, pengertian atau instruksi yang disampaikan, dimengerti, dan diolah oleh manusia atau peralatan yang digunakan.

Menurut Scott, data ialah sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol yang dibentuk dan diolah menjadi informasi.

Menurut Davis, data merupakan gambaran/fakta secara relatif belum berarti bagi si penerima.

Human Error

      Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

      Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

      Kehilangan data atau data tidak terolah.

      Pemeriksaan atau pencatatan.

      Salah dalam menggunakan dokumen induk / file induk.

      Kesalahan dalam prosedur pengolahan.

      Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Sumber Daya

Manajer mengelola sumber daya sbb :

l  Man (Manusia)

l  Money (Uang)

l  Material (Bahan baku)

l  Machine(Mesin, termasuk fasilitas dan energi)

l  Methode (Metode/cara)

l  Informasi (termasuk data)

Mengelola Informasi

Manajer mengelola sumber daya fisik juga sumber daya konseptual

o   Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna

o   Manajer juga memastikan orang yang layak dalam organisasi untuk menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan.

o   Manajer akhirnya juga membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat

Posted in: Manajemen Sistem Informasi